6 câu lệnh Gemini giúp bạn làm báo cáo siêu tốc

Không cần phải thức khuya làm báo cáo nữa, Gemini sẽ giúp bạn làm xong cả bộ với 6 câu lệnh:

1️⃣ ĐỌC VÀ CẤU TRÚC TOÀN BỘ DỮ LIỆU THÔ TRONG 5 PHÚT

PROMPT:

"Đóng vai chuyên gia phân tích kinh doanh cấp cao đã viết hàng trăm báo cáo cho ban lãnh đạo. Đây là dữ liệu thô của tôi từ [nguồn, ví dụ Google Sheets, file Excel, ghi chú cuộc họp]: [dán dữ liệu vào].

Báo cáo này dành cho [đối tượng đọc, ví dụ giám đốc, đối tác hay khách hàng] và cần hoàn thành trước [thời hạn]. Hãy làm 3 việc ngay lập tức. Thứ nhất xác định câu chuyện chính mà dữ liệu này đang kể ở tầng sâu nhất chứ không phải chỉ mô tả con số. Thứ hai xác định những điểm bất thường hoặc insight ẩn mà người nhìn thoáng qua sẽ bỏ sót. Thứ ba đề xuất cấu trúc báo cáo tối ưu cho đối tượng đọc này với thứ tự thông tin giúp họ ra quyết định nhanh nhất. Chưa viết báo cáo, chỉ lập kế hoạch."

2️⃣ VIẾT PHẦN TÓM TẮT ĐIỀU HÀNH THUYẾT PHỤC LÃNH ĐẠO

PROMPT:

"Đóng vai chuyên gia viết executive summary cho các tập đoàn lớn.

Đây là toàn bộ dữ liệu và phân tích của tôi: [dán vào]. Báo cáo này trình bày cho [chức vụ người đọc] người có [số phút] để đọc toàn bộ. Viết phần tóm tắt điều hành theo cấu trúc câu đầu tiên nêu kết quả quan trọng nhất bằng con số cụ thể không mở đầu bằng Báo cáo này hay Nhằm mục đích, đoạn hai trình bày 3 phát hiện chính theo thứ tự quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn mỗi phát hiện một câu, đoạn ba nêu rõ rủi ro hoặc cơ hội lớn nhất cần hành động ngay và câu cuối là đề xuất hành động cụ thể một điều duy nhất cần quyết định. Toàn bộ không quá 150 chữ và phải đọc xong trong 45 giây."

3️⃣ TẠO PHẦN PHÂN TÍCH CHI TIẾT CÓ DẪN CHỨNG

PROMPT:

"Dựa trên dữ liệu tôi đã cung cấp hãy viết phần phân tích chi tiết cho báo cáo. Với mỗi chỉ số quan trọng hãy trình bày con số thực tế so sánh với kỳ trước hoặc mục tiêu đề ra theo tỷ lệ phần trăm và xu hướng, nguyên nhân chính giải thích cho sự tăng hoặc giảm đó dựa trên dữ liệu chứ không phải đoán, tác động cụ thể đến doanh nghiệp nếu xu hướng này tiếp tục trong 30 ngày tới và đề xuất điều chỉnh cụ thể có thể thực hiện ngay trong tuần này. Trình bày theo định dạng có thể dán thẳng vào PowerPoint hoặc Word với tiêu đề, phần thân và điểm chốt rõ ràng. Không dùng những câu như nhìn chung hay có thể thấy rằng vì chúng không mang thông tin gì."

4️⃣ XÂY DỰNG PHẦN ĐỀ XUẤT VÀ KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

PROMPT:

"Đóng vai chuyên gia tư vấn chiến lược đã đưa ra hàng trăm đề xuất cho doanh nghiệp và theo dõi kết quả thực thi. Dựa trên phân tích báo cáo hãy viết phần đề xuất hành động hoàn chỉnh. Với mỗi đề xuất hãy nêu hành động cụ thể bằng động từ hành động như triển khai, cắt giảm hay tăng cường chứ không phải xem xét hay nghiên cứu, lý do dựa trực tiếp vào dữ liệu trong báo cáo với con số cụ thể, kết quả kỳ vọng có thể đo lường được sau 30 ngày, người chịu trách nhiệm và nguồn lực cần thiết và rủi ro nếu không hành động trong tuần này. Sắp xếp theo ma trận tác động cao và dễ thực hiện trước, tác động cao và khó thực hiện sau và loại bỏ những thứ tác động thấp."

5️⃣ ĐỊNH DẠNG VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

PROMPT:

"Đây là toàn bộ nội dung báo cáo tôi vừa viết: [dán vào]. Báo cáo này sẽ được trình bày dưới dạng [PowerPoint, Word hay PDF] cho [đối tượng]. Hãy định dạng lại toàn bộ theo chuẩn báo cáo chuyên nghiệp gồm tiêu đề mỗi phần phải là câu hoàn chỉnh mang thông tin chứ không phải tên mục chung chung, số liệu quan trọng phải được làm nổi bật theo cách rõ ràng nhất, những câu thừa hoặc lặp lại phải được cắt bỏ không thương tiếc, mỗi đoạn tối đa 3 câu và cấu trúc tổng thể phải dẫn người đọc tự nhiên từ vấn đề đến giải pháp.

Sau khi định dạng xong hãy chỉ ra 3 chỗ nội dung còn yếu nhất và cách cải thiện từng chỗ cụ thể."

6️⃣ TẠO PHỤ LỤC VÀ BỘ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CHO BUỔI TRÌNH BÀY

PROMPT:

"Báo cáo của tôi về [chủ đề] sẽ được trình bày cho [đối tượng]. Dựa trên nội dung báo cáo hãy làm hai việc. Việc một tạo phân phụ lục gồm bảng số liệu chi tiết hỗ trợ cho các luận điểm chính, danh sách nguôn và phương pháp thu thập dữ liệu và giải thích các thuật ngữ chuyên môn có thể gây nhầm lẫn. Việc hai tạo bộ câu hỏi và câu trả lời chuẩn bị cho buổi trình bày gồm 10 câu hỏi khó nhất mà người nghe có thể đặt ra dựa trên nội dung báo cáo, câu trả lời ngắn gọn và thuyết phục cho từng câu dài tối đa 3 câu và cách chuyển hướng khi bị hỏi những thứ ngoài phạm vi báo cáo mà vẫn trông chuyên nghiệp."